ENGIE Services a. s.

Společnost ENGIE Services a. s.

Společnost ENGIE Services a. s. je dodavatelem komplexních energetických řešení pro oblast průmyslu, energetiky a technologií inteligentních budov. Portfolio jejích činností zahrnuje také projektové a energetické poradenství nebo realizace velkých investičních celků. V České republice zaměstnává více než 400 osob v celkem 8 pobočkách.

VÝZVA

Jak se vyvarovat chyb?

Nedílnou součástí klíčových projektů, které ENGIE Services a. s., realizuje na českém trhu, je i majetkoprávní inženýrská činnost. V rámci přípravy každé stavby je totiž třeba sledovat a ručně zpracovávat velké množství dokumentů týkajících se zájmového území. Jedná se zejména o smlouvy o zřízení věcného břemene-služebnosti, výkupní pozemkové smlouvy, návrhy na vklad do katastru nemovitostí, apod. Včasná a bezchybná správa těchto formálních dokumentů u všech pozemků v řešeném území je z hlediska navazujících fází i realizace plánované stavby zcela klíčová. Ruční zpracování a administrace majetkoprávní agendy je však zdlouhavé a při objemech dat a striktních časových lhůtách, které je nutné vést neustále v patrnosti, také náročné na chyby.

„Oceňujeme zejména automatický přístup ke kompletním katastrálním datům a listům vlastnictví, přehlednou formu správy smluv, generování vyplněných šablon dokumentů, předávacích tabulek i návrhů na vklad.“

Ivana Vilímcová ‒ manažerka oddělení Inženýring, ENGIE Services a.s.

ŘEŠENÍ

Zkušební projekt

V roce 2016 byla společnost ENGIE Services a. s., přizvána jako zpracovatel majetkoprávních činností do pilotního projektu pro společnost ČEZ Distribuce. V rámci realizace této zakázky se její zástupci mohli poprvé seznámit s aplikací SyMAP Příprava staveb a otestovat ji na konkrétním projektu.

„Po vyzkoušení aplikace a ověření jejího reálného přínosu jsme usoudili, že by nám aplikace SyMAP mohla přinést sjednocení, urychlení a zjednodušení rutinních činností při tvorbě i správě majetkoprávních smluv. Proto jsme SyMAP počátkem roku 2017 nasadili jako systémové řešení pro všechny naše zakázky, ve kterých zpracováváme smlouvy pro zajištění věcných břemen - služebností,“ uvedla Ivana Vilímcová, manažerka oddělení Inženýring ze společnosti ENGIE Services a. s.

Rozhodnutí nasadit ve společnosti ENGIE Services a. s. právě aplikaci SyMAP předcházelo pilotní nasazení. Na základě dobré zkušenosti z pilotního testování byla podána objednávka pro využití aplikace pro všechny projekty. Odborníci ze společnosti ENGIE Services a. s., posuzovali budoucího dodavatele aplikace na základě několika definovaných kritérií:

  • vysoká technická a technologická úroveň řešení,
  • žádná instalace ani jiné požadavky na IT oddělení společnosti ENGIE Services,
  • jednoduché, přehledné a uživatelsky přívětivé prostředí aplikace,
  • automatické generování smluvní dokumentace a návrhů na vklad,
  • automatické generování tabulek pro investory.

Dalším požadavkem byla možnost nastavit celý systém tak, aby co nejlépe odpovídal již zavedeným a osvědčeným pracovním postupům. V neposlední řadě požadovali zástupci společnosti ENGIE Services a. s. také proaktivní přístup dodavatele systému při řešení všech svých požadavků.

“Společnost Engie Services a. s. si nás vybrala na základě dobré zkušenosti získané při testování aplikace na pilotním projektu. Klient měl jasno v tom, co od systému očekává, a kladl mnohé požadavky na doplnění funkčností aplikace, což nás zaměstnalo, ale zároveň znalostně obohatilo. Díky konstruktivnímu a příjemnému jednání obou stran se nakonec spolupráce stala dlouhodobou a vzájemně přínosnou,“ doplňuje svůj pohled Michal Fiala, projektový manažer aplikace SyMAP.

Od finálního nasazení si pak společnost ENGIE Services a. s. slibovala dosažení několika cílů:

  • zjednodušení veškeré agendy související s majetkoprávním dokončením staveb,
  • zautomatizování rutinních činností a
  • získání lepšího přehledu nad zakázkami.

Tým CleverMaps navíc po vzájemných konzultacích implementoval některá nová vylepšení, aby aplikace vyhovovala přesně potřebám klienta. Díky této spolupráci nyní společnost ENGIE Services a. s. disponuje spolehlivým a pružným online nástrojem pro snadné a rychlé řešení majetkoprávních vztahů.

VÝSLEDKY

Automatizace zdlouhavých procesů

Před zavedením aplikace SyMAP Příprava staveb pro majetkoprávní činnosti využívala společnost ENGIE Services tradiční postupy, které kombinovaly jednotlivé přístupy do katastru nemovitostí a použití aplikací MS Office. SyMAP ale všechny tyto zdlouhavé procesy významnou měrou zautomatizoval. Tím se celý proces významně zrychlil a zjednodušil.

„Oceňujeme zejména automatický přístup ke kompletním katastrálním datům stavbou dotčených pozemků a listů vlastnictví, přehlednou formu správy smluv, generování vyplněných šablon dokumentů, předávacích tabulek i návrhů na vklad,“ dodává Ivana Vilímcová.

Klient má díky aplikaci SyMAP k dispozici i automatické exporty, které aktivně využívá buď pro interní účely, nebo jako podklady a předávací tabulky pro investory. Po téměř dvou letech aktivního používání aplikace je možné konstatovat, že původní očekávání se naplnily. Proces majetkoprávní přípravy je oproti předchozím postupům standardizovaný, zdokonalila se evidence jednotlivých kroků při práci se smlouvami, jednoznačná je úspora nákladů souvisejících s pořizováním katastrálních dat a podařilo se odbourat opakující se činnosti při tvorbě smluv. Významným bonusem je i funkce hlídání souladu údajů ve smlouvě s aktuálním stavem katastru nemovitostí včetně upozornění při jakékoliv změně katastrálních dat.

Rozdíl mezi situací v systémovém vedení a zpracování majetkoprávních zakázek před a po zahájení používání aplikace SyMAP je tak pro společnost ENGIE Services nezpochybnitelný. Dosáhlo se časových úspor a zpřehlednění pracovních procesů. Díky množství realizovaných zakázek v aplikaci SyMAP společnost ENGIE Services svými postřehy zároveň napomáhá dalšímu vývoji aplikace.

Ostatním firmám z oboru tedy specialisté z ENGIE Services jednoznačně doporučují, aby si aplikaci SyMAP otestovali sami na konkrétním projektu. Na základě vlastní zkušenosti ví, že právě tímto způsobem je možné nejlépe objektivně zhodnotit přínosy, které systém SyMAP při správě majetkoprávních procesů nabízí. Na zkušebním projektu si navíc potenciální klienti nevyzkouší jen aplikaci samotnou, ale mohou zhodnotit i maximální profesionalitu a vstřícnost celého týmu SyMAP ze společnosti CleverMaps.

Chcete vědět více? www.symap.cz